Arbeitszeiterfassung

Mitarbeiter stempeln per Handy, jede Änderung bleibt sichtbar und das Zeitbuch ist zwei Jahre prüfbar aufbewahrt. Zubuchbar für 4,90 € pro Mitarbeiter und Monat.

Die Zeiterfassung ist ein Zusatzmodul für alle Tarife. Du zahlst 4,90 € pro Monat für jeden Mitarbeiter, für den du sie einschaltest (49 € im Jahrestarif). Arbeitszeiten müssen zwei Jahre aufbewahrt werden, auch wenn du 4Route kündigst. Dafür gibt es das Archiv: Nach einer Löschung des Kontos bleiben die Zeiten schreibgeschützt abrufbar und werden nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht.

Einschalten und Handy koppeln

1. 1Öffne „Arbeitszeiten“ und schalte bei der Person „Zeiterfassung“ ein. Der Platz wird ab sofort anteilig berechnet.
2. 2Der Mitarbeiter öffnet seine App „Meine Termine“ (siehe „App für Mitarbeiter“). Dort erscheint „Arbeitszeit: Handy koppeln“.
3. 3Tippe bei dir auf „Handy koppeln: Code erzeugen“ und sag ihm den sechsstelligen Code. Er gilt 15 Minuten.
4. 4Der Mitarbeiter gibt den Code ein und tippt auf „Handy koppeln“. Am besten in der installierten App, nicht im Browser, denn nur auf diesem Gerät kann er danach stempeln.

Ein neues Handy koppelt man genauso, das alte Gerät ist danach abgemeldet. Geht ein Handy verloren, tippe beim Gerät auf „Abmelden“.

Stempeln

In der App gibt es große Knöpfe für „Arbeitsbeginn“, „Pause“, „Pause beenden“ und „Feierabend“. Jede Buchung signiert das Handy mit einem Schlüssel, der das Gerät nie verlässt. Darunter stehen die letzten Tage mit Arbeitszeit, Pausen und Hinweisen, etwa wenn eine Pause zu kurz war oder die Ruhezeit nicht eingehalten wurde.

Fehler korrigieren

• Vergessene Stempelung: Der Mitarbeiter tippt auf „Vergessene Stempelung nachtragen“, du auf „Nachtrag“. Ein Grund ist Pflicht.
• Falsche Zeit: Beim Tag auf „Ändern“ (Mitarbeiter) oder „Korrigieren“ (du), richtige Zeit und Grund eingeben. Eine Stempelung lässt sich auch ganz streichen.
• Die andere Seite muss jede Änderung annehmen oder mit Begründung ablehnen. Bis dahin ist sie als offen markiert.
• Nichts wird überschrieben: Der ursprüngliche Eintrag, die Änderung, wer sie wann gemacht hat und die Antwort bleiben im Zeitbuch stehen.
• Nachträge gehen höchstens 60 Tage zurück und nicht in die Zukunft.

Bestätigen und freigeben

Der Mitarbeiter bestätigt einen Tag mit „Tag stimmt, bestätigen“, du gibst ihn mit „Tag freigeben“ frei. Ändert sich danach noch etwas, gelten Bestätigung und Freigabe nicht mehr und müssen neu erteilt werden.

Export und Prüfung

• Unter „Export und Prüfung“ lädst du jeden Monat als Tabelle (CSV) herunter, zum Beispiel für die Lohnabrechnung.
• „Prüfbares Zeitbuch (JSON)“ enthält alle Einträge mit Signaturen und Zeitstempeln. Auf der Seite „Zeitbuch prüfen“ kann jeder, auch ein Prüfer oder Anwalt, die Datei ohne Konto prüfen. Wurde etwas verändert, zeigt die Prüfung genau den Eintrag.
• Mitarbeiter laden in ihrer App unter „Meine Zeiten herunterladen“ ihre eigenen Zeiten herunter. Die Einträge anderer sind darin nur als Prüfwert enthalten, so bleibt die Kette prüfbar.
• Stündlich bestätigt ein unabhängiger Zeitstempeldienst den Stand des Zeitbuchs. Dabei geht nur ein Prüfwert hinaus, keine Namen oder Zeiten.

Ausschalten und Kündigen

Schaltest du die Zeiterfassung für eine Person aus, endet die Berechnung für diesen Platz; die bisherigen Zeiten bleiben zwei Jahre gespeichert und abrufbar. Löschst du dein Konto, bekommst du per E-Mail einen Link zum Archiv. Beim Zurücksetzen des Kontos bleiben die Zeiten ebenfalls erhalten.